واکاوی وضعیت روابط عمومی ادارات قم؛ کم‌توجهی ساختاری چالش جدی عملکردی
قم-مشکلات ریشه‌دار ساختاری و کمبودهای سخت‌افزاری و نرم‌افزاری، موجب شده‌اند تا روابط عمومی‌ها نتوانند آن‌گونه که شایسته است، مأموریت‌های محوله را به‌درستی و اثربخشی در جایگاه خود ایفا کنند.
خبرگزاری مهر، گروه استان‌ها - مهدی بخشی سورکی: ۲۷ اردیبهشت‌ماه در تقویم رسمی جمهوری اسلامی ایران به عنوان روز ارتباطات و روابط عمومی نام‌گذاری شده است؛ روزی برای تأمل دوباره در جایگاه حیاتی این واحد مهم در سازمان‌ها، نهادها و دستگاه‌های اجرایی و خصوصی کشور.
این روز فرصتی است برای ارزیابی نقش روابط عمومی‌ها، چالش‌ها و ظرفیت‌هایی که دارند و نگاه مجدد به جایگاه راهبردی آنها در مدیریت و ارتباط با جامعه.
روابط عمومی‌ها امروزه از نقش‌های تشریفاتی فراتر رفته‌اند و به عنوان یکی از ارکان اساسی نظام تصمیم‌سازی و سیاستگذاری در سازمان‌ها مطرح‌اند.
در شرایطی که سازمان‌ها به طور فزاینده‌ای نیازمند تعامل سازنده با ذی‌نفعان، رسانه‌ها و افکار عمومی هستند، روابط عمومی به عنوان پل ارتباطی مؤثر میان سازمان و جامعه ایفای نقش می‌کند.
واحدهای روابط عمومی نه تنها به انتقال پیام‌ها و معرفی عملکرد سازمان‌ها می‌پردازند، بلکه باید در فرآیند تصمیم‌سازی و سیاستگذاری نیز دخیل باشند.
تلاش برای ایجاد تصویر مثبت از سازمان، ارتقا اعتماد عمومی، تقویت انسجام درون‌سازمانی و پیشگیری از بحران‌های رسانه‌ای، بخشی از وظایف کلیدی این نهاد پویاست.
با وجود اهمیت و نقش بنیادین روابط عمومی‌ها، هنوز در بسیاری از دستگاه‌ها، نگاه به این حوزه سنتی و تشریفاتی باقی مانده است.
بررسی‌ها نشان می‌دهد که در اغلب سازمان‌های اجرایی، از جمله ادارات استان قم، روابط عمومی‌ها از فقدان جایگاه واقعی در ساختار سازمانی و کم‌توجهی به نیازهای راهبردی این حوزه رنج می‌برند.
عدم تخصیص بودجه مستقل و کافی، واگذاری وظایف متفرقه به مسئولان روابط عمومی و نبود سیاستگذاری منسجم برای توانمندسازی این بخش، باعث شده تا روابط عمومی‌ها در عمل از ایفای کامل نقش خود بازمانند.
نتیجه این شرایط، عملکردی حداقلی، نبود انگیزه در نیروهای شاغل و در نهایت کاهش اثربخشی سازمان در سطح جامعه است.
یکی از ضعف‌های اساسی که بارها از سوی کارشناسان و فعالان حوزه رسانه مطرح شده، به کارگیری نیروهای غیرمتخصص در جایگاه‌های روابط عمومی دستگاه‌ها است.
متأسفانه در برخی دستگاه‌ها، این واحد به مأمن نیروهای مازاد تبدیل شده و افراد فاقد دانش رسانه، سواد ارتباطی و آشنایی با تکنیک‌های نوین روابط عمومی در این حوزه به کار گرفته می‌شوند.
نتیجه این انتخاب‌های غیرتخصصی، ناتوانی در تهیه محتوای حرفه‌ای، ضعف در ارتباط با رسانه‌ها و نبود تعامل مؤثر با جامعه است.
در دنیای امروز که جریان اطلاعات با سرعت بالا در حال حرکت است، حضور نیروهای متخصص، خلاق، آشنا با فناوری و مسلط به مهارت‌های ارتباطی، ضرورتی انکارناپذیر برای موفقیت هر روابط عمومی است.
علاوه بر مشکلات ساختاری و انسانی، روابط عمومی‌ها با چالش‌های سخت‌افزاری و محدودیت منابع نیز مواجه‌اند.
مهم‌ترین موانع بر سر روابط عمومی‌ها
نبود تجهیزات به‌روز، کمبود نیروی انسانی متناسب با حجم فعالیت‌ها و فقدان زیرساخت‌های لازم برای تولید محتوای چندرسانه‌ای، از مهم‌ترین موانعی هستند که مانع بروز خلاقیت و نوآوری در این بخش می‌شوند.
در شرایطی که ارتباطات دیجیتال، رسانه‌های اجتماعی و فضای مجازی تبدیل به ابزارهای اصلی تعامل با افکار عمومی شده‌اند، روابط عمومی‌ها باید به فناوری‌های نوین مجهز باشند.
طراحی برنامه‌های بلندمدت، تدوین استراتژی‌های ارتباطی و بهره‌گیری از روش‌های علمی در سنجش افکار عمومی، تنها با وجود امکانات مناسب قابل تحقق است.
اکنون بیش از هر زمان دیگری نیاز است که مدیران سازمان‌ها، نگاهی نو به روابط عمومی داشته باشند؛ نگاهی راهبردی، نه صرفاً اجرایی یا تبلیغاتی.
روابط عمومی‌ها باید به جایگاه واقعی خود در ساختار تصمیم‌گیری سازمان‌ها بازگردند و به عنوان مشاوران ارتباطی و رسانه‌ای مدیران ایفای نقش کنند.
آموزش مستمر نیروهای روابط عمومی، تبادل تجربیات بین واحدهای مختلف، تقویت اخلاق حرفه‌ای، و بهره‌گیری از فناوری‌های نوین ارتباطی، بخشی از الزامات ارتقای جایگاه روابط عمومی‌هاست.
همچنین باید نظام ارزیابی عملکرد مبتنی بر خروجی‌های واقعی در حوزه ارتباطات تعریف شود تا بتوان کیفیت کار این واحدها را سنجید و بهبود بخشید.
ضرورت استفاده روابط عمومی‌ها از هوش مصنوعی
در جهان پرشتاب و داده‌محور امروز، روابط عمومی دیگر نمی‌تواند با روش‌های سنتی، پیام خود را به جامعه منتقل کند یا در برابر هجمه‌های اطلاعاتی مقاومت داشته باشد.
در چنین شرایطی، هوش مصنوعی به عنوان یک فناوری تحول‌آفرین، فرصتی بی‌بدیل برای ارتقای کارآمدی، خلاقیت و دقت در فعالیت‌های روابط عمومی به شمار می‌رود.
هوش مصنوعی امروز نه یک ابزار فانتزی، بلکه یک ضرورت است و ابزارهایی که مبتنی بر هوش مصنوعی توسعه یافته‌اند، توانایی تحلیل حجم وسیعی از داده‌ها، پایش فضای رسانه‌ای، پیش‌بینی واکنش افکار عمومی و حتی تولید محتوای هوشمند را دارند.
این فناوری می‌تواند روابط عمومی را از یک نهاد منفعل و واکنشی، به واحدی فعال، آینده‌نگر و تصمیم‌ساز تبدیل کند.
پایش هوشمند رسانه‌ها و فضای مجازی و رصد لحظه‌ای شبکه‌های اجتماعی، این امکان را می‌دهند که روابط عمومی‌ها در کوتاه‌ترین زمان، از تحولات افکار عمومی باخبر شده و در مواقع بحران، واکنش سریع و هدفمند داشته باشند و این روند ضمن صرفه‌جویی در زمان، به افزایش کمی و کیفی تولیدات رسانه‌ای روابط عمومی‌ها کمک شایانی خواهد کرد.
روابط عمومی پل ارتباطی میان مردم و مسئولین
اکبر بهنام جو استاندار قم در گفتگویی با تبریک فرارسیدن ۲۷ اردیبهشت روز ملی ارتباطات و روابط عمومی گفت: در دنیای مدرن امروز، نقش روابط عمومی به عنوان نهادی پاسخگو، بر آمده از دل نیازهای جامعه و پل ارتباطی میان مردم و مسئولین، بیش از پیش حائز اهمیت است.
وی افزود: امروزه روابط عمومی در نقش یک واحد تخصصی، باید با بهره مندی از مهارت، تخصص، خلاقیت و نوآوری پرسنل خود بکوشد تا با ارائه تصویری شفاف، واقعی و امید بخش از عملکرد سازمان‌ها و نهادها، در جهت شفاف سازی امور و تقویت قضاوت‌های مثبت افکار عمومی گام بردارد.
نماینده عالی دولت در استان قم گفت: تبیین هنرمندانه خدمات و دستاوردها و پاسخگویی صحیح و بهنگام به سوالات و ابهامات مخاطبان توسط روابط عمومی‌ها، مأموریت مهمی است که زمینه و بستر لازم برای افزایش امید و نشاط در جامعه و جلب اعتماد، مشارکت و همراهی مردم در مسیر توسعه و پیشرفت کشور را فراهم می‌سازد.
وی عنوان کرد: روز روابط عمومی، فرصتی مغتنم برای پاسداشت تلاش‌های بی‌وقفه فعالان این عرصه در جهت اعتمادسازی، ایجاد تفاهم متقابل، ارتقای رضایتمندی و امیدافزایی است.