اسناد ملی؛ میراث مکتوب و ضرورتی به نام آرشیوسازی

ایسنا/خراسان جنوبی اسناد و نسخه‌های با ارزش تاریخی قابل توجهی از منطقه خراسان جنوبی در آرشیو ملی ایران تهران و مرکز اسناد و کتابخانه ملی خراسان رضوی و موزه و مرکز آستان قدس موجود است که لازم است به عنوان بخشی از میراث مکتوب کشور آن‌ها را دریافت و سازماندهی کرد و فضای بایگانی دستگاه‌های اجرایی استان را آزاد و البته به سمت راه اندازی مرکز داده و همچنین دیجیتالی کردن مکاتبات سوق داد.
سنت‌ها و دانش بشری به صورت مختلف، نسل به نسل انتقال یافته‌اند و شکل مکتوب آن، همواره دارای نقش و اهمیت ویژه‌ای بوده و در این میان اسناد به عنوان معتبرترین منابع شناخت جوامع و فرهنگ‌ها نقش انکار ناپذیر در انتقال میراث بشری به نسل‌های بعدی داشته و ازطرفی به مثابه ابزاری جهت انجام امور دولت‌ها و همچنین وسیله اثبات حق و حقوق مردمان به شمار می‌رود.
حفظ و نگهداری این میراث گرانبها، همواره مورد توجه دولت‌ها و افراد ذینفع بوده است.
امروزه آرشیوها چنین مسئولیت سنگینی را بر عهده گرفته و علاوه بر آن خدمات ویژه‌ای را نیز ارائه می‌دهند.
آرشیوها قسمت اعظم اسناد خود را از بین مکاتبات و پرونده‌های دستگاه‌های دولتی تهیه می‌کنند، زیرا وزارتخانه‌ها و سازمان‌های دولتی محل رویش انبوه اسناد و مکاتبات گوناگون هستند و پس از آنکه آنها کارایی اداری خود را از دست دادند طبعاً نیازی به آنها نخواهد بود؛ بنابراین آرشیوها می‌توانند بیشترین بهره‌ها را از آنها ببرند.
از سوی دیگر دولت‌ها به دلیل نیاز به حفظ سوابق خود مجبور به ایجاد آرشیوها هستند.
اما آیا تمام اسناد آرشیوی هستند؟
آیا همه آنها را باید نگهداری کرد؟
تا چه زمانی و چگونه ؟
برای یافتن پاسخ مجبور به تعیین ارزش‌های اسناد هستیم، مرجع ذیصلاح جهت تشخیص ارزشها را باید مشخص نمود و با بهره گیری از تئوریهای ابراز شده، از اصول ارزشیابی پیروی نمود وبااجماع کارشناسی و کسب رضایت شورای آرشیوی اوراق زائد را امحاء و اسناد باارزش را به آرشیو منتقل نمود.
ارزشیابی اسناد اساسی ترین فعالیت آرشیو و مدیریت اسناد است چرا که مدیران اسناد بدون ارزشیابی از تصمیم گیری نهایی عاجزند و مهمترین مسئولیت آرشیو تصمیم گیری در خصوص انتخاب و گزینش اسناد است.
از طرفی وزارتخانه‌ها و سازمان‌ها برای انجام وظایف خود، ناگزیر از مکاتبه درون و برون سازمانی هستند.
در این راستا سالانه به مقدار زیادی اسناد و پرونده‌هایی که حاوی مطالب مربوط به اقدامات روزمره است، تولید و نگهداری می‌شوند.
اینگونه اسناد و پرونده‌ها پس از آنکه نقش خود را در سازمان مربوطه ایفا کردند از چرخه اداری خارج شده و معمولاً مورد مراجعه دستگاه‌ها قرار نمی‌گیرند، براساس مفاد قانون تأسیس سازمان اسناد ملی ایران کلیه اوراق، مراسلات، دفاتر، پرونده‌ها، عکس‌ها، نقشه‌ها، کلیشه‌ها، نمودارها، فیلم‌ها، میکروفیلم‌ها، نوارهای ضبط صوت و سایر اسنادی که در دستگاه دولت تهیه شده و یا به دستگاه دولت رسیده است و به طور مداوم یا غیرمداوم در تصرف دولت بوده است باید براساس مقررات خاصی مورد ارزشیابی قرار گیرند و اسنادی که از لحاظ اداری، مالی، اقتصادی، قضائی، سیاسی، فرهنگی، علمی، فنی و تاریخی واجد ارزش نگهداری دائم باشند به آرشیو ملی منتقل و اوراقی که فاقد ارزش‌های مزبور باشند، طی مراحل قانونی امحاء شود.
اسناد ملی چیست ؟
طبق قانون تأسیس سازمان اسناد ملی ایران کلیة اوراق، مراسلات، دفاتر، پرونده‌ها، عکس‌ها، نقشه‌ها، کلیشه‌ها، نمودارها، فیلم‌ها، میکروفیلم‌ها، نوارهای ضبط صوت و سایر اسنادی که در دستگاه دولت تهیه شده و یا به دستگاه دولتی رسیده است و بطور مداوم یا غیر مداوم در تصرف دولت بوده و از لحاظ اداری، مالی، اقتصادی، قضائی، سیاسی، فرهنگی، علمی، فنی و تاریخی به تشخیص سازمان اسناد ملی ایران ارزش نگهداری دائمی داشته باشند اسناد ملی قلمداد می‌شوند.
بسیاری از مکاتبات اداری و اوراقی که در دستگاه‌های دولتی و سازمانهای اداری ایجاد می‌شود پس از طی مراحل جاری، راکد می‌شوند و بلااستفاده می‌مانند، پس از آنکه اینگونه مکاتبات و اوراق راکد شدند مجدداً کارشناس می‌شوند و چنانچه به تشخیص شورای اسناد ملی از لحاظ اداری، مالی، فنی، علمی، تاریخی، پژوهشی، فرهنگی، سیاسی، نظامی، اجتماعی و اقتصادی ارزش نداشته باشد اوراق زائد تلقی می‌شوند.
امحای اوراق زائد مستلزم اخذ مجوز از شورای اسناد ملی و رعایت کلیه مقررات از جمله آئین نامه تشخیص اوراق زائد، دستورالعمل‌های مربوط و تکمیل فرم‌های مشخص است و تهایتاً امحای اوراق زائد با نظارت سازمان اسناد و کتابخانه ملی انجام می‌پذیرد و امحای اوراق خارج از ضوابط ممنوع بوده و قابل پیگیری است.
جمع آوری اسناد ملی به چه صورت انجام می‌شود؟
جمع آوری اسناد ملی از ۳ طریق انجام می‌شود:
۱- انتقال اسناد با ارزش از سازمان‌ها و ادارات کل و کلیه نهادها و مؤسسات دولتی و وابسته به دولت، که این اقدام پس از ارزشیابی اسناد صورت می‌گیرد.
۲- اهدای اسناد از طرف مردم فرهیخته و فرهنگ دوست و خیرین.
۳- خرید اسنادی که از طرف مردم برای فروش عرضه شده است.
خرید اسناد به این صورت انجام می‌شود ‌که ابتدا افرادی که مایل به فروش اسناد خود هستند آنها را به مدیریت اسناد و کتابخانه ملی خراسان جنوبی تحویل می‌دهند، سپس این اسناد به کمیته خرید اسناد در تهران ارسال می‌شود و پس از تشکیل جلسه قیمت تعیین شده به فروشنده اعلام می‌شود.در صورت توافق وجه اسناد به حساب فروشنده واریز و در غیر این صورت اصل اسناد به صاحب سند اعاده می‌شود.
لزوم راه اندازی مرکز اسناد و کتابخانه ملی در جنوب خراسان
اسناد و نسخه‌های با ارزش تاریخی قابل توجهی از منطقه خراسان جنوبی در آرشیو ملی ایران تهران و مرکز اسناد و کتابخانه ملی خراسان رضوی مشهد و موزه و مرکز آستان قدس رضوی موجود است که لازم است به عنوان بخشی از میراث مکتوب کشور آن‌ها را دریافت و سازماندهی کرد و فضای بایگانی دستگاه‌های اجرایی استان را آزاد و البته به سمت راه اندازی مرکز داده و همچنین دیجیتالی کردن مکاتبات سوق داد.
خدمت به فرهنگ و تاریخ منطقه و آگاهی جامعه از مهم‌ترین وظایف این مرکز است.
همچنین متصل شدن به پایگاه‌های اطلاعاتی و همچنین ایجاد دفتر آرشیو شفاهی و مصاحبه با بزرگان هر حوزه؛ از وظایف آن خواهد بود.
موازی کاری بعضی از دستگاه‌های استان همچون دانشگاه و...
و عدم تخصص افراد و عدم رعایت دستورالعمل‌ها در مورد نگهداری نسخه‌های خطی و اوراق اهمیت ایجاد این مرکز را دوچندان می‌کند.
این سازمان با تشکیلات و وظایفی که دارد با کتابخانه‌های عمومی استان تفاوت دارد.
در بحث کتاب کتابخانه ملی نقشی در کتابخانه‌ها دارد و در بحث اسناد وظیفه اصلی اوراق ارزشمند خانگی و اسناد ادارات که از حالت جاری تبدیل به نیمه جاری و راکد شده‌اند وظیفه ارزشیابی و طبقه بندی و فهرست‌نویسی و نگهداری آن‌ها را به عنوان هاپ دانش برعهده دارد.
مراجع تصمیم‌گیرنده درباره‌ طرح مذکور عبارت از استانداری خراسان جنوبی(استاندار، معاونت پشتیبانی، معاونت سیاسی)‌، سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران(معاون توسعه مدیریت و منابع کتابخانه ملی ایران، معاونت پژوهش، برنامه‌ریزی و فناوری کتابخانه ملی ایران، معاونت اسناد سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران، معاونت پشتیبانی سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران، کارشناس و یا صاحب‌نظر در حوزه اسناد ملی و مدیرکل امور مالی سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران) هستند.
مجری یا مجریان طرح باید حتما شخصی آشنا با سازمان اسناد و کتابخانه ملی باشد؛ با سابقه حداقل ۱۵ سال خدمت مداوم در مدیریت‌های آن و تایید مسئولین فرهنگی سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران، هماهنگ کننده و پیگیر تا مرحله نهایی و گزارش مرحله به مرحله به استاندار خراسان جنوبی و ریاست سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران باشد.
یادداشت از علی احسانی مقدم؛ پژوهشگر و کارشناس بررسی اسناد و مد ارک کشوری؛ سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران
انتهای پیام